【反面上司シリーズ⑤】部下にお願いをしてしまう上司
おはようございます。
待ちに待った週末😀ということで、最近土日の午前中は勉強するか仕事するかに時間を使うようにしています。
なので、ブログもこの時間になることが多いかなあ
最近の自分の目標は、「習慣化」です。
・体脂肪率を３〜４％落として、さらにボディメイクをしたい
・ブログを書き続ける習慣をつけたい
・TOEIC900点越えしたい
・読書習慣を身につけたい
今の所の目標は上記４点ですが、なかなか習慣化ができなくて、気がついた時に・・・となっています。
ここらへんの工夫はまた記事に書こうかなと思います。
さてさて本題。
今日は、「部下にお願いをしてしまう上司」についてです。
ん、お願いして何が悪いの？と思うかも知れませんが説明します。
上司と部下は、ピラミッド型組織の構造上の関係だから。
つまり、指示する側と指示を受けて動く側の関係であり、本来上司がしなければならないのは、「お願い」ではなく「指示」なのです。
お願いと指示の違いとは、
お願い・・・依頼された側が受けるか受けないか、やるやらないの選択権がある。
指示・・・受け手に選択権はなく、従うのみ
ほとんどの会社は、ピラミット型組織だと思います。
つまり、社長がトップにいて、権限以上に基づいて段階を追って役職が置かれ、仕事が回っていると思います。
この前提に立った時、上位者が組織の責任を負うので、上位者が司令塔となり下位者に指示することにより成果が上がるのです。
「お手隙の際にこれやってもらえませんか？」
「これやってくれたら代わりにXXにするので、これお願いできませんか？」
「引き継ぎ書にこういう内容を必ず盛り込んでもらえませんか？」
こんな感じで、部下に気を遣ったような、何だか指示なんだかやってもやらなくてもいいのかわからない、曖昧な言い方になる人って結構いる気がします。
従順だったり、素直だったり、真面目な人ならいいんですが、
利己的で、自分さえ良ければよく、自分の仕事が増えるのが嫌な人、面倒くさがりな人は、
いうことを聞かなかったり、平気でガン無視してきます。
その結果、組織として成果を出せなかったり、思うようなチーム運営ができなかったりという結果につながります。
特に年上の部下なんかを持つと、余計に言いづらいみたいですね。
でもここは、自分が司令塔で責任者なんだ、その結果は自分で受け入れると覚悟を決め、
「XXすること」
「XXしてください」
と指示として明確に打ち出す必要があると思います。
そして、指示に従わない人は評価に反映。
これは基本ですが、なかなかできない人が多いように思います。
わかります、部下との関係は良好に保っていた方がいいし、年上部下には言いづらいし、お局的なひとにもこれまた言いづらいし・・・
でも、そんな時に味方につけるべきは、指示の背景や理由だと思うのです。
出そうと思った指示には必ず背景や理由があるはずです。
それをしっかり言語化して、相手が理解できるように伝えれば、指示を出してそれを受けるというやりとりが円滑になるように思うのです。
もちろん、背景や理由なんか説明しなくとも指示は指示ですから、受け手の納得感なんて必要ないのですが、
人と人との円滑なコミュニケーションという意味合いを鑑みると、背景や理由を添えて指示することをお勧めします。
さて、今日は以上です。
今日はこれから英単語覚えて、本でも読もうかな〜
【反面上司シリーズ④】チームの定期会議を有効に使えていない
おはようございます。
更新期間がすっかり空いてしまいました。
書きたいことはあるけど、各ペースが確立できていないのです。うまく習慣化できるように工夫します。
さて、今日はチームの定期会議に関してです。
私のチームでは、毎週チーム会議があるのですが、「一体何の意味があるのだろう」と思うような会議なのです。
というのも、
①冒頭にリーダーからのお知らせがあり
②次にメンバー一人一人の今週のTODOを話すのです
どうでしょう、これ意味あります？特にTODOの共有。
いや、意味があるならいいんですよ。何か理由があってこの内容にしているのであれば。
(うちのリーダーは何か考えがあってこの構成にしているとは思えない・・・)
今日は、意味のあるチーム会議について考えてみます。
１、意味がある会議とは何か？
何かを行うとき、それによって問題が解決できればそれは意味があった、ということになりますね。
つまり、チームの問題を解決できるような会議内容・構成にすればいいのです。
例えば一般的に起こるであろうチームの問題を挙げてみると・・・
- 会社や上司の意図が正しく伝わっていない
- メンバー間で情報の断絶が起きている
- 部下の仕事の進捗が見えない
- チーム内で担当業務を縦割りで分けている場合、横串を通した方が良い案件があってもそれに気が付かず個々人で業務を進めてしまう
- 在宅ワークの際に、メンバーが元気に働いているかがわからない
他にも色々出てくるかも知れませんが、大凡こんなところではないでしょうか。
上記の問題をチーム会議で解決できれば、それは意味がある会議だということになります。
２、会議に意味を持たせるには？
では、前述した問題を解決するにはチーム会議をどのようにしたらよいでしょう。
矢印で解決策を示していきます。
- 会社や上司の意図が正しく伝わっていない
⇨部下への情報共有の時間にする。
- メンバー間で情報の断絶が起きている
⇨TODOだけではなく、各案件がどういう案件なのか大まかでいいので共有する時間を作る。
- 部下の仕事の進捗が見えない
⇨進捗を確認する時間を取る。
- チーム内で担当業務を縦割りで分けている場合、横串を通した方が良い案件があってもそれに気が付かず個々人で業務を進めてしまう
⇨これも、各案件の説明をすることにより、気がつくことができる。
- 在宅ワークの際に、メンバーが元気に働いているかがわからない
⇨定期会議を開く（そもそもの話。リモートなら顔出し必須）。
チーム会議のみならずあらゆる会議に共通することですが、解決したい課題が何で、それを解決する会議になっているかどうか、という視点で常に会議を捉えてみるということが大切なように思います。
３、我がチームの会議はどう改善すればよいか。
下記が我がチームの会議内容でした。
①冒頭にリーダーからのお知らせがあり
②次にメンバー一人一人の今週のTODOを話すのです
①はまあいいでしょう。
問題は②。
TODOを話すことが何か問題の解決になっているのかということ。
私はなっていないと思います。
だって、TODO確認して何を知れるでしょう。
どれだけ予定が入っているか、ではなくて、どれだけ成果を出したか、が評価軸のはず。
だから、仕事が早くてできる人なんか、暇な週だってあるのです。
だから進捗を聞くべきだと思います。
TODOなんて、仕事の成果が出てなくても何とでも誤魔化せちゃうし、仕事してなくても「今週はこれをやりまーす」って言っておけばいいことになるので。
なので、TODOの共有ではなく、各案件の簡単な概要共有を初回に行い、次回以降は各案件の進捗を共有する、上司からすれば確認する、ということに変更した方がいいと自分は思っています。
まとめると、どんな会議も、「どんな問題を解決するための会議か」という視点を忘れちゃいけないということです。
「毎週何となく」「昔からやっているから」「隣のチームもそうだから」という理由で開催していると、部下から見抜かれます。
さーて、今日は良い天気の日曜日だし、午前中に副業の仕込みもやったからなんか充実している笑
【反面上司シリーズ③】「時間がある時にやっておいて」の功罪
皆さんの周りにもいませんか？
締め切りを伝えずに仕事の依頼をしてくる人。
私の今の上司はこれです。
「人に仕事を依頼するときは、必ず締め切りを指定して依頼しましょう」って、新入社員向けの仕事のハウツー本の一丁目一番地にあるような基本的なことだと思うんです。
でもこれができない。
「これ、時間がある時に見ておいてください。」
「これ、お手隙の際にやっておいてください。」
「これ、見てみて何か意見があったらください。」
これを言われると、受け手としてはこう思います。
「毎日忙しいしやることもたくさんあるんだから、時間なんてないよ」
こう言う曖昧な時間指定は相手に対して非常に不親切。
こう言う依頼の仕方をするとどうなるでしょう。
真面目な部下は、必要以上に早く終わらせようと焦ってしまったり、
逆に不真面目な部下が締め切りを守らなくてもそもそも締め切りの認識が曖昧だと言い訳されてしまったり、いずれにせよ効率が悪い状況を生みます。
（チームの中で、上記２つのパターンを実際に目の当たりにしてきました）
成熟した自立型のメンバーが集まっている場合はまだ仕事は回っていきますが、
自立できないメンバーがいる場合は特に曖昧な期日の依頼は避けた方がいいです。
ま、いずれにせよ不親切よね。
人に何かを依頼するときの締め切り設定は、具体的に伝えましょう。
「明日中」ではなく、「明日の１７時まで」と言うふうに。
「今週中」ではなく、「2/17(金)の17時半まで」と言うふうに。
明日中というと、人によって解釈に幅がありますからね。
明日の就業時間中だと受け取る人もいれば、明日の夜中の０時までだと思う人もいる。
日時と時間まで指定すると依頼者と受け手での認識の齟齬も解消できるし、受け手も仕事のスケジュールを組みやすいです。
【反面上司シリーズ②】職場でイラっとする上司の言葉 ワースト３
おはようございます。Pennyです。
今日は在宅勤務なので朝に活動しており、朝からの投稿。
昨年まで一緒に仕事をしていたとある上司の口癖です。
その上司は、人はいいんだけど、決められない、判断できない、案件のマネジメントができないと言う、普通はこう言う人管理職にならないよね、と言うタイプの上司でした。
今書いていてもイラっとするわ～
それではいきましょう。
第３位 具体的なアクションプランを検討する段階での「～と言うイメージです」
方向性の検討フレーズはとうに過ぎた段階でこれを言われるとかなりイラっとします。
え、イメージ？
いやいやいや、イメージとかフワッとしたこと言ってる段階じゃないじゃん。
もう具合的に詰めて行く段階で、今日はそれを決める会議だよね？
この上司、一生、イメージの世界から抜け出せないのです。
いやね、プロジェクトの方針を決める段階でならいいですよ、「こう言うイメージでいきましょう」って大まかな方向性を決めるならね。
でも、初めから終わりまで一生それ言われてたらこっちはたまったもんじゃないですよ。
イメージじゃなくて、可視化して、具体的なアクションプランに落とし込んでいきましょうよ。
第２位 「文書タイトル（案）」
これは、発言というか書類とか文章のタイトルの後ろに「（案）」ってつけてくるということです。第一位と似たところはありますね。
上司が企画書、社内への通知書、社外へのレターなどを作成したら、「これはまだ案です」っていつまでも言い続けるんです。
いや、いいですよ、そりゃ初めは何事も「案」でいいですよ。
でも、この人の場合延々と案でありつつけ、いつまでもFinal版にならない。
部下から見ると、「いや、案やドラフトは私が書いたよね。課としてはリーダーのあなたが最終化してくれよ」と思うわけです。
それなのに、いつまでも「案」。
部長に出す時も「案」。
間違っててもいいから、「自分は今はこれがベストな文章だ、自分が最終決定者だったらこれを最終版にする」という意識で仕事して欲しいものです。
誰かに突っ込まれた時の、逃げ場を持っておきたくて、「案」と言い続けるのでしょう。
時にはそういう戦略も必要ですが、全部が全部これだとただの自信のない人だということがモロバレです。
第１位 「とりあえず」「ひとまず」
会議のたびにイライラした言葉です。
せっかく時間単価が高い人たちが集まって会議したのに、「とりあえず」とか「ひとまず」なんていう曖昧な言葉で表現される成果物しか出せないことにイライラしました。
仮説を立てて実行して、途中でなんか違うとなればその場で軌道修正するなんてことは多々あるので、それはそれでいいんだけども、
せっかく会議しているのに、パシっと方向性や次にやることの結論つまり会議の成果を示さないし示そうとしてないことがあまりよくないなと感じています。
何かしらの成果物は出すことを意識して仕事したいものですね。
「とりあえず」も「ひとまず」も、自分の逃げ道を確保するための言葉だと思いますが、毎回これを言われるとうんざりです。
「お前はいつ決めるんだ？」と思ってしまいます。
以上、反面上司のイラっとする言葉３選でした！
もちろん、この３つのいずれも私自身も使用することはありますが、多用すると、周囲に「決められない人」「逃げ道ばかり用意している人」「案件を前に進ませるつもりがない人」という印象を与えてしまうと思います。
気をつけたいところ。さーて、今日も仕事がんばろーっと。
【反面上司シリーズ①】主体性がない
初めまして、会社員Pennyです。
ブログを始めました。今まで働きながら感じていることを書いていこうと思います。
まずは、反面教師ならぬ反面上司だなと思う人について書いていきます。
今はペーペー社員ですが、今後マネジメント職に従事することも想定して、
こんな上司にはなりたくないという上司像を挙げていこうと思います。
主体性がない反面上司
上司：「この間の他部書宛の注意喚起書類、部長から指摘されたんだけど、ちょっと語尾がきついから少し直されたよ。元々はAさんがドラフトを書いたから、Aさんの言葉遣いなんだけどね」
上司：「Bさんがこれは隣の部署にも手伝ってもらうべき話だって言うから隣の部署と話に行ったのに、先方が怪訝な顔して自分達でやってくれって言わたよ（わざわざ行く必要なかったなあ・・・と言うニュアンスぷんぷんで）。」
部下のドラフトを上に持って行くと決めたのはあなたでしょーが！
部下のドラフトを修正する必要がないと判断したのはあなたでしょーが！
部下の提案を採用すると決めたのはあなたでしょーが！
他部署に相談に行く必要がないという意見もあなた言わなかったでしょーが！
はい、この上司、どうも主体性がないのです。
つまり、
自分の意見がない、
自分の意思がない、
自分の頭で考えようとしない（あるいは考えられない）。
発言の端々で部下にはバレるもんですね。
部下からすると、まるで「お前のせいで指摘された」「お前のせいで他部署から嫌な顔された」と言われているように感じます。
こんなことが続くとどうなるかというと、部下は、良い考えがあっても提案をしなくなったり、意見を言うのを控えるようになります。
「いいアイディア思いついた！提案したいな。でも・・・うまく行くかわからないな・・・上司はどうせ自分の意見ないしな・・・うまくいかなかった時にまた自分のせいみたいな言い方されたら嫌だしな・・・よし、黙っておこう」
と、面倒臭いことを避ける方に行きます。
だって、嫌な気持ちしたくないもん。
イライラしたくないもん。
いや、わかりますよ、上司だって常に正解を知っているわけじゃないし、時には誰かに相談もしたいし、不安になる時もある。
おそらくこのタイプの反面上司は自分に自信がないのでしょう。
部下のドラフトや意見が良さそうだし、それに対して自分は特に指摘する箇所もなかった。
なんかこれでいいような気がするし。
他に何も思いつかないし・・・
と言う感じなんですかね。
でも、チームのリーダーは他の誰でもなくあなたなんです！
部下たちは決める権限なんて無いんですから！
何かを決めるときは、腹を括ってくださいよ！
間違えたって死ぬわけじゃないし。
不安なら部下や周囲と意見交換したり、上司の上司に相談したりして方向性を決めていきましょうよ。
反面上司からの学び
たとえ部下の意見やアイディアだったとしても、チームとしての決定は自分が下したものとなる。決定には腹を括ろう（間違っても後でウダウダ言わない）。
反面上司への対応策
上司との会話で、「あなたはどう思いますか？」「あなたはどうお考えですか？」と、上司の意見を引き出す質問をする。
さて、明日も仕事がんばろーっと
