【反面上司シリーズ④】チームの定期会議を有効に使えていない

おはようございます。

更新期間がすっかり空いてしまいました。

書きたいことはあるけど、各ペースが確立できていないのです。うまく習慣化できるように工夫します。

 

さて、今日はチームの定期会議に関してです。

私のチームでは、毎週チーム会議があるのですが、「一体何の意味があるのだろう」と思うような会議なのです。

 

というのも、

①冒頭にリーダーからのお知らせがあり

②次にメンバー一人一人の今週のTODOを話すのです

どうでしょう、これ意味あります?特にTODOの共有。

 

いや、意味があるならいいんですよ。何か理由があってこの内容にしているのであれば。

(うちのリーダーは何か考えがあってこの構成にしているとは思えない・・・)

今日は、意味のあるチーム会議について考えてみます。

 

1、意味がある会議とは何か?

何かを行うとき、それによって問題が解決できればそれは意味があった、ということになりますね。

つまり、チームの問題を解決できるような会議内容・構成にすればいいのです。

例えば一般的に起こるであろうチームの問題を挙げてみると・・・

  • 会社や上司の意図が正しく伝わっていない
  • メンバー間で情報の断絶が起きている
  • 部下の仕事の進捗が見えない
  • チーム内で担当業務を縦割りで分けている場合、横串を通した方が良い案件があってもそれに気が付かず個々人で業務を進めてしまう
  • 在宅ワークの際に、メンバーが元気に働いているかがわからない

他にも色々出てくるかも知れませんが、大凡こんなところではないでしょうか。

上記の問題をチーム会議で解決できれば、それは意味がある会議だということになります。

 

2、会議に意味を持たせるには?

では、前述した問題を解決するにはチーム会議をどのようにしたらよいでしょう。

矢印で解決策を示していきます。

  • 会社や上司の意図が正しく伝わっていない

  ⇨部下への情報共有の時間にする。

  • メンバー間で情報の断絶が起きている

  ⇨TODOだけではなく、各案件がどういう案件なのか大まかでいいので共有する時間を作る。

  • 部下の仕事の進捗が見えない

  ⇨進捗を確認する時間を取る。

  • チーム内で担当業務を縦割りで分けている場合、横串を通した方が良い案件があってもそれに気が付かず個々人で業務を進めてしまう

  ⇨これも、各案件の説明をすることにより、気がつくことができる。

  • 在宅ワークの際に、メンバーが元気に働いているかがわからない

  ⇨定期会議を開く(そもそもの話。リモートなら顔出し必須)。

 

チーム会議のみならずあらゆる会議に共通することですが、解決したい課題が何で、それを解決する会議になっているかどうか、という視点で常に会議を捉えてみるということが大切なように思います。

 

3、我がチームの会議はどう改善すればよいか。

下記が我がチームの会議内容でした。

①冒頭にリーダーからのお知らせがあり

②次にメンバー一人一人の今週のTODOを話すのです

 

①はまあいいでしょう。

問題は②。

 

TODOを話すことが何か問題の解決になっているのかということ。

私はなっていないと思います。

だって、TODO確認して何を知れるでしょう。

どれだけ予定が入っているか、ではなくて、どれだけ成果を出したか、が評価軸のはず。

 

だから、仕事が早くてできる人なんか、暇な週だってあるのです。

だから進捗を聞くべきだと思います。

TODOなんて、仕事の成果が出てなくても何とでも誤魔化せちゃうし、仕事してなくても「今週はこれをやりまーす」って言っておけばいいことになるので。

 

なので、TODOの共有ではなく、各案件の簡単な概要共有を初回に行い、次回以降は各案件の進捗を共有する、上司からすれば確認する、ということに変更した方がいいと自分は思っています。

 

まとめると、どんな会議も、「どんな問題を解決するための会議か」という視点を忘れちゃいけないということです。

「毎週何となく」「昔からやっているから」「隣のチームもそうだから」という理由で開催していると、部下から見抜かれます。

 

さーて、今日は良い天気の日曜日だし、午前中に副業の仕込みもやったからなんか充実している笑